Politique de confidentialité
LA CONFIDENTIALITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS EST IMPORTANTE POUR NOUS
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Chez Klimfax, nous faisons preuve de rigueur dans la façon dont nous traitons les renseignements personnels et données que vous partagez avec nous. Dans l’exercice de nos activités, nous devons recueillir quelques informations à propos de vous. Cette politique de confidentialité encadre tous les aspects liés à cette cueillette de données.
Cette politique de confidentialité s’adresse à vous si :
- Vous avez été, vous êtes ou serez un client de Klimfax;
- Vous êtes un employé passé, actuel ou futur;
- Vous êtes l’un de nos sous-traitants ayant accès à des données personnelles.
Les données récoltées auprès de vous sont utilisées uniquement dans les buts mentionnés dans cette politique.
En poursuivant votre navigation sur notre site web, vous consentez à ce que nous recueillions et conservions vos renseignements personnels comme stipulé dans cette politique de confidentialité.
1. QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS?
Les renseignements recueillis diffèrent selon la nature de notre relation avec vous :
1.1 Relation client :
- Prénom et nom, adresses physique et courriel, numéro(s) de téléphone.
1.2 Relation d’emploi :
- Employé actuel et passé : prénom et nom, adresses physique et courriel, numéro(s) de téléphone, numéro d’assurance sociale, contrat d’embauche, numéro de permis de travail (travailleur non résident), numéros de dossiers de saisie si applicable, renseignements informatiques propres à l’entreprise, dossiers disciplinaires, nom et date de naissance des membres de sa famille (assurance), dossier médical en cas d’arrêt de travail ou d’accident de travail.
- Candidat : Prénom et nom, adresses physiques et courriel, numéro(s) de téléphone, historique d’emploi et de formation.
1.3 Relation d’affaires (sous-traitant) :
- Données bancaires (spécimen de chèque).
2. QUAND ET COMMENT SONT RECUEILLIS VOS RENSEIGNEMENTS?
- Directement auprès de vous soit en personne, par courriel, par téléphone, par texto, ou par l’intermédiaire des différents formulaires sur notre site web;
- Auprès de sites et applications tiers tels que les réseaux sociaux (notamment Facebook, LinkedIn), plateformes de recrutement (notamment Indeed);
- Automatiquement lorsque vous naviguez sur notre site web via l’utilisation de témoins (cookies) et autres technologies similaires. Consultez notre politique de témoins.
3. POURQUOI NOUS RECUEILLONS CES RENSEIGNEMENTS?
Les renseignements personnels recueillis sont utilisés uniquement dans les buts suivants :
- Relations commerciales et d’affaires :
- Prendre rendez-vous avec nous, obtenir des renseignements, réaliser des offres de service, produire des contrats.
- Gestion des ressources humaines :
- Recruter des candidats, embaucher des individus, administration des payes et avantages sociaux.
- Planification et activités de marketing :
- Analyser votre utilisation de notre site web, cibler le contenu et les publicités à diffuser, communiquer avec vous au sujet d’offres, promotions, événements spéciaux, programmes ou concours susceptibles de vous intéresser.
4. QUI PEUT CONSULTER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Nous partageons avec des tiers, à l’interne ou à l’externe, seulement les informations personnelles nécessaires à la réalisation de nos activités. Ces tiers diffèrent selon le lien que nous avons avec vous :
1.1 Relation client :
- À l’interne : Équipe de ventes, équipe de gestion des opérations et équipe finance.
- À l’externe : Personnes ayant accès aux logiciels contenant ces données.
1.2 Relation d’emploi :
- À l’interne : Équipe de direction et équipe des ressources humaines, gestionnaires.
- À l’externe : Personnes ayant accès aux applications de paye et personnes ayant accès aux applications de recrutement (Indeed, Facebook, site web Klimfax).
1.3 Relation d’affaires (sous-traitant) :
- À l’interne : Équipe finance.
- À l’externe : Non applicable.
5. COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Vos renseignements personnels sont conservés à l’intérieur du Québec.
5.1 Supports utilisés
Nous utilisons des logiciels dans lesquels certains renseignements personnels sont conservés :
- La solution infonuagique Sharepoint pour toutes les informations concernant la gestion des ressources humaines;
- Acomba et Servicentre sur serveur local (pas de sauvegarde infonuagique).
Nous utilisons également des moyens de stockage physiques tels que :
- Documents papier pour les ventes et la facturation.
5.2 Durée de conservation de vos données
Tous les documents numériques et papiers liés à nos activités client et sous-traitants sont conservés pour une durée illimitée. Les renseignements concernant les employés sont conservés jusqu’à 7 ans après la date de fin d’emploi, à l’exception des dossiers concernant les accidents de travail qui sont conservés pendant 20 ans. Les informations personnelles concernant les candidatures reçues par courriel, elles sont détruites au moment où est prise la décision de ne pas embaucher la personne.
À l’échéance de ce délai, tous les renseignements personnels seront supprimés de nos serveurs et tous les documents physiques seront détruits.
5.3 Mesures de destruction des renseignements personnels
Nous utilisons les moyens suivants pour détruire vos renseignements personnels à la fin de la durée de conservation (7 ans) ou à votre demande en remplissant le formulaire ci-dessous :
« * » indique les champs nécessaires
Les documents papier sont déchiquetés par une entreprise spécialisée en destruction de documents, dans les délais prescrits par le gouvernement.
6. VOS DROITS CONCERNANT LA CONSERVATION ET L’USAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Cette politique vous reconnaît les droits suivants :
- Avoir accès à vos renseignements personnels;
- Faire corriger de vos renseignements personnels;
- Formuler des commentaires, questions et plaintes;
- Demander la destruction de vos renseignements personnels en remplissant le formulaire au point 5.3.
Pour exercer ces droits, contactez la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Directrice finance et administration
514 990-1179
7. EN CONCLUSION
Cette politique de confidentialité et d’utilisation des renseignements personnels est conforme aux lois québécoises et canadiennes sur la protection des données. Elle peut être modifiée en tout temps afin de refléter l’évolution de nos activités ainsi que les changements qui pourraient survenir dans les lois régissant les données personnelles. En cas de modifications, un message sera ajouté en début de page. La version à jour de notre politique de confidentialité a prévalence sur les précédentes.
